Código de conducta para proveedores y política de ética

Sycomp ha adoptado el Código de Conducta de la Alianza para la Empresa Responsable (RBA), anteriormente conocido como el Código de Conducta de la Coalición para la Ciudadanía en la Industria Electrónica (EICC), como nuestro código de conducta para proveedores.

El Código de Conducta de la RBA (“Código”) establece normas para garantizar que las condiciones de trabajo en la industria electrónica —o en aquellas industrias en las que la electrónica es un componente clave— y en sus cadenas de suministro sean seguras; que los trabajadores sean tratados con respeto y dignidad; y que las operaciones comerciales sean ambientalmente responsables y se lleven a cabo de manera ética. El Código alienta a los Participantes a ir más allá del cumplimiento legal, basándose en normas reconocidas internacionalmente, para promover la responsabilidad social y ambiental, así como la ética empresarial. En consonancia con los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos, las disposiciones de este Código se derivan de normas internacionales clave de derechos humanos, entre ellas la Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo y la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas.

Sycomp espera que sus proveedores reconozcan y adopten los principios de este código. Sycomp evaluará el cumplimiento y el desempeño de los proveedores en relación con los requisitos de este código, según corresponda, en función de la naturaleza de las transacciones comerciales realizadas. Si el desempeño de un proveedor no cumple con las expectativas de Sycomp, dicho proveedor podrá ser sometido a planes de mejora de desempeño y/o, potencialmente, ser excluido como proveedor de Sycomp.

Los proveedores deben comprometerse a respetar los derechos humanos de los trabajadores y a tratarlos con dignidad y respeto, tal como lo entiende la comunidad internacional. Esto se aplica a todos los trabajadores, incluidos los temporales, los migrantes, los estudiantes, los contratados, los empleados directos y cualquier otro tipo de trabajador.

1. Trabajo forzado y lucha contra la trata de personas
   Queda prohibido que los proveedores recurran al trabajo forzado, en condiciones de servidumbre (incluida la servidumbre por deudas) o por contrato, al trabajo penitenciario involuntario, a la esclavitud o a la trata de personas. Esto incluye el transporte, el albergue, el reclutamiento, la transferencia o la recepción de personas vulnerables mediante amenazas, fuerza, coacción, secuestro o fraude con fines de explotación. Todo trabajo debe ser voluntario, y los trabajadores deben tener la libertad de abandonar el trabajo en cualquier momento o dar por terminado su empleo. No se les debe exigir a los trabajadores que entreguen ninguna identificación emitida por el gobierno, pasaportes o permisos de trabajo como condición para el empleo. No se aceptan cuotas excesivas relacionadas con el reclutamiento por parte de los empleadores o agentes, ni otras cuotas relacionadas. Se debe informar sobre cualquier otra cuota que se cobre a los trabajadores.
2. Prohibición del trabajo infantil
   Queda prohibido el uso de trabajo infantil en cualquier etapa y bajo cualquier circunstancia. El término “niño” se refiere a cualquier persona empleada menor de 15 años, o que no haya completado la educación obligatoria, o que no haya alcanzado la edad mínima para trabajar en el país, según cuál de estas edades sea mayor. Se permite el uso de programas legítimos de aprendizaje en el lugar de trabajo que cumplan con todas las leyes y regulaciones de EE. UU. Los trabajadores menores de 18 años no realizarán trabajos que puedan poner en riesgo la salud física o mental ni la seguridad de los trabajadores jóvenes.
3. Horario laboral
   Las semanas laborales normales no deben exceder el máximo establecido por la legislación local. Además, se les debe otorgar a los trabajadores al menos un día libre por cada semana de siete días. Por último, una semana laboral no debe superar las 60 horas semanales, incluidas las horas extras, salvo en casos de emergencia o situaciones excepcionales, o según lo disponga la legislación local.
4. Salarios y prestaciones
   La remuneración pagada a los trabajadores deberá cumplir con todas las leyes salariales aplicables, incluidas las relacionadas con el salario mínimo, las horas extras y los beneficios exigidos por ley. De conformidad con las leyes locales, se remunerará a los trabajadores por las horas extras y se les informará oportunamente, mediante la documentación adecuada, sobre la base en la que se les paga. No se permitirán deducciones del salario como medida disciplinaria.
5. Trato humano
   Los proveedores deben comprometerse a garantizar un lugar de trabajo libre de acoso y abuso. Los trabajadores no deben ser objeto ni recibir amenazas de trato severo e inhumano, lo que incluye cualquier tipo de discriminación por motivos de raza, género o religión, acoso sexual, acoso psicológico, abuso sexual, castigo corporal, coacción mental o física o abuso verbal hacia los trabajadores.
6. Lucha contra la discriminación
   Los proveedores deben comprometerse a garantizar un ambiente laboral libre de acoso y discriminación ilegal. No deben discriminar por ningún motivo prohibido por la legislación aplicable o local. Sycomp considera la diversidad y la igualdad de oportunidades como principios fundamentales y componentes clave de su estrategia corporativa, y alienta firmemente a todos sus proveedores a hacer lo mismo.
7. Libertad de asociación
   En la medida en que lo permita la ley, el Proveedor deberá permitir libremente a los trabajadores asociarse con otros, formar y afiliarse (o abstenerse de afiliarse) a las organizaciones de su elección, y negociar colectivamente, sin interferencias, discriminación, represalias ni acoso. En ausencia de una representación formal, el proveedor deberá garantizar que los trabajadores cuenten con un mecanismo para presentar quejas y que este facilite la comunicación abierta entre la administración y los trabajadores.

La salud física y mental, la seguridad y el bienestar de los trabajadores son importantes para Sycomp. El proveedor deberá proporcionar y mantener un entorno de trabajo seguro e integrar prácticas sólidas de gestión de la salud y la seguridad en sus operaciones. Los trabajadores tendrán derecho a negarse a realizar trabajos inseguros y a denunciar condiciones de trabajo insalubres.

1. Salud y seguridad en el trabajo
   El proveedor deberá identificar, evaluar y gestionar los riesgos para la salud y la seguridad en el trabajo mediante un proceso priorizado de eliminación de riesgos, controles de ingeniería y/o controles administrativos. El proveedor deberá proporcionar a los trabajadores equipo de protección personal adecuado para el trabajo y en buen estado de mantenimiento, así como instrucciones sobre su uso correcto. No se sancionará a los trabajadores por plantear inquietudes relacionadas con la seguridad. Los proveedores deberán cumplir con todas las regulaciones aplicables en materia de calidad, salud, seguridad y medio ambiente. Se obtendrán, mantendrán y actualizarán todos los permisos, licencias y registros requeridos. Según lo exijan las regulaciones locales, Sycomp alienta a nuestros proveedores a aplicar prácticas sólidas para identificar, medir, registrar e informar sobre el nivel de sustancias peligrosas, materiales restringidos y “recursos en conflicto” utilizados en sus productos, a fin de garantizar un alto nivel de protección de la salud y el bienestar, la protección del medio ambiente y promover usos alternativos (sin animales) para las pruebas.
2. Preparación para emergencias
   El proveedor deberá identificar y evaluar posibles situaciones de emergencia. Para cada situación, el proveedor deberá elaborar y poner en práctica planes de emergencia y procedimientos de respuesta que minimicen los daños a la vida, el medio ambiente y la propiedad.
3. Lesiones y enfermedades laborales
   Se deben establecer procedimientos y sistemas para prevenir, gestionar, dar seguimiento y reportar lesiones y enfermedades ocupacionales, incluyendo disposiciones para: i.) fomentar que los trabajadores reporten los casos; ii.) clasificar y registrar los casos de lesiones y enfermedades; iii.) proporcionar el tratamiento médico necesario; iv.) investigar los casos y aplicar medidas correctivas para eliminar sus causas; y v.) facilitar el regreso de los trabajadores a sus puestos de trabajo.
4. Higiene industrial
   Se deben identificar, evaluar y controlar las exposiciones de los trabajadores a agentes químicos, biológicos y físicos. Se deben utilizar controles de ingeniería o administrativos para controlar las sobreexposiciones. Cuando los riesgos no puedan controlarse adecuadamente por esos medios, se debe proteger la salud de los trabajadores mediante programas adecuados de equipo de protección personal.
5. Saneamiento, alimentación y vivienda
   Los proveedores deberán proporcionar a los trabajadores instalaciones sanitarias limpias y razonablemente accesibles, así como agua potable. Las instalaciones para comer, preparar alimentos y almacenarlos que proporcionen los proveedores deberán cumplir con las normas de higiene.
6. Trabajo físicamente exigente
   Los proveedores deben contar con procedimientos y sistemas para identificar, evaluar y controlar la exposición de los trabajadores a los riesgos que implican las tareas físicamente exigentes.
7. Seguridad de las máquinas
   Se deberá evaluar la maquinaria de producción y de otro tipo para detectar riesgos de seguridad. Cuando la maquinaria represente un riesgo de lesiones para los trabajadores, se deberán tomar medidas para instalar dispositivos de seguridad en el equipo. Este equipo deberá ser supervisado y mantenido adecuadamente.

Sycomp considera que la protección del medio ambiente y la responsabilidad ambiental son obligaciones fundamentales de todas las empresas con las que hacemos negocios y que se comportan como buenos ciudadanos corporativos. Los proveedores deberán desarrollar, implementar y mantener prácticas comerciales responsables con el medio ambiente, y tomar medidas para garantizar que, en sus operaciones comerciales, se minimicen los efectos adversos sobre la comunidad, el medio ambiente y los recursos naturales, al tiempo que se proteja la salud y la seguridad del público.

1. Neutralidad de carbono
   Sycomp alienta a nuestros proveedores y socios a compartir nuestro compromiso con prácticas sólidas de sustentabilidad; a realizar esfuerzos de buena fe para obtener los productos y/o servicios de sus socios de reventa y a entregar dichos productos y/o servicios a Sycomp de manera neutra en carbono.
2. Permisos y reportes ambientales
   Los proveedores deberán obtener, mantener al día y cumplir con todos los permisos ambientales requeridos. Los proveedores deberán cumplir con los requisitos de presentación de informes establecidos en los permisos, reglamentos y notificaciones aplicables.
3. Prevención de la contaminación y reducción del uso de recursos
   Los proveedores deberán reducir el consumo de energía, agua y recursos naturales mediante la implementación de medidas de conservación y sustitución. Los proveedores deberán minimizar el consumo de sustancias peligrosas mediante la implementación de medidas de reducción y sustitución.
4. Gestión de sustancias peligrosas
   El proveedor deberá implementar un enfoque sistemático para identificar, gestionar, reducir y eliminar o reciclar de manera responsable las sustancias peligrosas. Se deberán identificar los productos químicos y otros materiales que representen un peligro en caso de ser liberados al medio ambiente, y gestionarlos para garantizar su manejo, transporte, almacenamiento, reciclaje o reutilización y eliminación de manera segura.
5. Aguas residuales y residuos sólidos
   Los proveedores deberán caracterizar, monitorear, controlar y tratar las aguas residuales y los residuos sólidos generados por las operaciones, los procesos industriales y las instalaciones de saneamiento, según sea necesario, antes de su descarga o eliminación.
6. Emisiones atmosféricas
   El proveedor deberá identificar, gestionar, reducir y controlar de manera responsable las emisiones atmosféricas generadas por sus operaciones que representen un peligro para el medio ambiente. El proveedor deberá realizar un monitoreo rutinario del desempeño de sus sistemas de control de emisiones atmosféricas.
7. Restricciones sobre los materiales
   Los proveedores deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y requisitos de los clientes aplicables en relación con la prohibición o restricción de sustancias específicas, incluyendo el etiquetado, el reciclaje y la eliminación.

Sycomp exige a sus proveedores, a los proveedores de sus subcontratistas y a cualquier otro agente externo que respeten los más altos estándares éticos en sus operaciones comerciales.

1. Integridad empresarial
   Se deben respetar los más altos estándares de integridad en todas las interacciones comerciales. Los proveedores deberán aplicar una política de tolerancia cero para prohibir cualquier forma de soborno, corrupción, extorsión y malversación. Todas las transacciones comerciales deben realizarse de manera transparente y reflejarse con precisión en los libros y registros contables del proveedor. Se implementarán procedimientos de supervisión y cumplimiento para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción, incluyendo, entre otras, la Ley contra el Soborno del Reino Unido y la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos. Los proveedores deben llevar a cabo una diligencia debida adecuada basada en el riesgo antes de contratar a subcontratistas o terceros.
2. Sin ventaja indebida
   No se deben prometer, ofrecer, autorizar, dar ni aceptar sobornos u otros medios para obtener una ventaja indebida o inapropiada. Esta prohibición abarca los sobornos a cualquier funcionario de un gobierno u organización pública internacional, a partidos políticos, a candidatos a cargos políticos, a empleados de empresas de propiedad estatal o controladas por el Estado, o a cualquier director, funcionario, empleado o agente de un cliente o proveedor comercial. También abarca prometer, ofrecer, autorizar, dar o aceptar cualquier cosa de valor, ya sea directa o indirectamente a través de un tercero, con el fin de obtener o conservar negocios, dirigir negocios hacia cualquier persona u obtener de cualquier otra forma una ventaja indebida. Esto incluye, sin limitarse a ello, regalos, propinas, favores, entretenimiento y viajes (incluidos, sin limitación, a familiares y amigos de dichas personas). También están prohibidas las comisiones ilegales, ya sean directas o indirectas, para obtener o recompensar un trato favorable en cualquier transacción, así como los pagos de facilitación. Los proveedores deberán documentar de manera precisa, oportuna y completa todas las transacciones relacionadas con cualquier negocio en el que participe Sycomp. Los proveedores deberán conservar la documentación de respaldo de cada transacción y ponerla a disposición de Sycomp para su inspección.
3. Divulgación de información
   La información relativa a las prácticas laborales, de salud y seguridad, y ambientales de los proveedores, así como a sus actividades comerciales, estructura, situación financiera y desempeño, deberá divulgarse de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables, y con las prácticas vigentes en la industria. La falsificación de registros y/o la tergiversación de las condiciones o prácticas son inaceptables.
4. Protección de la propiedad intelectual
   Se deben respetar los derechos de propiedad intelectual; la transferencia de tecnología y conocimientos técnicos debe realizarse de manera que se protejan dichos derechos; y la información de los clientes debe salvaguardarse de manera segura, mientras que el acceso a ella debe supervisarse y controlarse periódicamente. El acceso de los contratistas al código fuente o a las especificaciones de diseño de los clientes debe estar estrictamente restringido y deben implementarse controles adecuados. Protección de los denunciantes y quejas anónimas: El proveedor deberá ofrecer un mecanismo de quejas anónimas para que los gerentes y trabajadores puedan reportar quejas relacionadas con el lugar de trabajo. El proveedor deberá proteger la confidencialidad de los denunciantes y prohibir las represalias.
5. Prácticas comerciales leales, publicidad y competencia
   Se deben respetar las normas de prácticas comerciales, publicidad y competencia leales. Se deben contar con los medios adecuados para proteger la información de los clientes y se deben utilizar.
6. Conflictos de interés
   Los proveedores deben tener libertad para actuar con total objetividad en sus relaciones comerciales con Sycomp y, por lo tanto, deben evitar los conflictos de interés. Si surge un conflicto de interés, ya sea potencial o real, que impida que un proveedor actúe de manera objetiva en su relación comercial con Sycomp, dicho proveedor deberá revelar todos los detalles pertinentes a Sycomp.
7. Privacidad
   Los proveedores se comprometen a proteger las expectativas razonables de privacidad de la información personal de todas las personas con las que hacen negocios, incluidos proveedores, clientes, consumidores y empleados. Los proveedores deben cumplir con las leyes y los requisitos normativos en materia de privacidad y seguridad de la información al recopilar, almacenar, procesar, transmitir y compartir información personal.
8. Uso de información privilegiada
   El Proveedor debe cumplir con todas las leyes aplicables sobre uso de información privilegiada y valores que rigen las transacciones con valores de empresas que cotizan en bolsa. Si el Proveedor posee o tiene acceso a información relevante y no pública sobre una empresa que cotiza en bolsa en relación con su colaboración con Sycomp, deberá utilizar dicha información únicamente para el fin para el que se le proporcionó. No podrá utilizar dicha información para negociar con valores de esa empresa que cotiza en bolsa, ni podrá compartirla con terceros para que estos puedan negociar con dichos valores. Los proveedores deben tomar las precauciones razonables para garantizar que sus empleados no participen en operaciones con información privilegiada en relación con los valores de dicha empresa que cotiza en bolsa.
9. Controles al comercio internacional
   Si participas en la transferencia de bienes o servicios a través de fronteras nacionales en nombre de nuestra empresa o de nuestros clientes, debes cumplir con todas las leyes aplicables y las políticas de la empresa relativas a las restricciones al comercio internacional, independientemente de dónde te encuentres. En caso de conflicto entre la legislación de EE. UU. y una ley comercial local, podrá aplicarse la legislación de EE. UU.
10. Cumplimiento de las normas de exportación
    El proveedor deberá cumplir estrictamente con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de exportación e importación, y no exportará, reexportará, transferirá, desviará, pondrá en circulación, importará ni divulgará ningún producto que infrinja dichas leyes y regulaciones, ni divulgará información confidencial de Sycomp a ninguna otra persona o entidad, salvo que cuente con una licencia o que dichas leyes y regulaciones lo permitan de otra manera.

Sycomp considera que contar con sistemas de gestión sólidos, como los que se indican a continuación, y el compromiso son fundamentales para mejorar el bienestar social y ambiental de nuestra cadena de suministro. El proveedor deberá contar con declaraciones de política que afirmen su compromiso con la responsabilidad social y ambiental corporativa, respaldadas por la dirección ejecutiva. El proveedor deberá implementar o mantener, según corresponda, un sistema de gestión que facilite el cumplimiento de este Código de Proveedores y de la ley, identifique y mitigue los riesgos operativos relacionados, y facilite la mejora continua.

1. Rendición de cuentas y responsabilidad
   El proveedor deberá designar a representantes de la empresa para garantizar la implementación de los sistemas de gestión y los programas asociados, los cuales deberán ser revisados periódicamente por un directivo de alto nivel. Los sistemas de gestión y los programas asociados deberán incluir un proceso para identificar, monitorear y comprender las leyes, regulaciones y requisitos de los clientes aplicables (como el Código del Proveedor), capacitación para que los gerentes y trabajadores comprendan y apliquen las políticas del proveedor y cumplan con los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes aplicables, así como un proceso continuo para evaluar la comprensión de los trabajadores y recabar comentarios sobre las prácticas y condiciones cubiertas por este Código del Proveedor, con el fin de fomentar la mejora continua.
2. Auditorías, evaluaciones y certificaciones
   El proveedor deberá contar con un proceso para identificar los riesgos relacionados con el cumplimiento legal, el medio ambiente, la salud y la seguridad, así como con las prácticas laborales y éticas asociados a sus operaciones; determinar la importancia relativa de cada riesgo e implementar los procedimientos y controles adecuados para gestionar los riesgos identificados. El proveedor deberá contar con normas escritas, objetivos de desempeño, metas y planes de implementación, incluyendo evaluaciones periódicas del desempeño en relación con dichos objetivos. Asimismo, deberá realizar autoevaluaciones periódicas para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, el contenido de este Código del Proveedor y los requisitos contractuales de los clientes relacionados con la responsabilidad social y ambiental. Cuando corresponda, el Proveedor deberá contar con un proceso para la corrección oportuna de las deficiencias identificadas mediante evaluaciones, inspecciones, investigaciones y revisiones internas o externas.
3. Documentación y registros
   El proveedor deberá contar con procesos y controles que garanticen la exactitud de los libros y registros, así como la creación y el mantenimiento de documentos y registros que aseguren el cumplimiento normativo y la conformidad con los requisitos de la empresa y con este Código del Proveedor, además de la confidencialidad adecuada para proteger la privacidad.

Se insta al proveedor a informar de inmediato a Sycomp, por correo electrónico a la dirección [email protected] o El portal web de ética de Sycomp (www.sycomp.ethicspoint.com). Si desea comunicarse por teléfono, encontrará los números de teléfono en el portal web de ética de Sycomp.